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Note spese: conservazione dei giustificativi emessi da Paesi extra UE

Qualora i giustificativi, allegati alle note spese, siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l'Amministrazione finanziaria la possibilità - tanto astratta, quanto concreta - di ricostruire il contenuto dei giustificativi stessi, attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Ciò, a maggior ragione, quando l'originale analogico del documento nelle mani del soggetto italiano venga distrutto (Risp. Interpello AE 17 ottobre 2019 n. 417).

 

L’Agenzia delle Entrate, nella Risposta n. 417 ha osservato che, qualora il giustificativo allegato alla nota spese non permetta di risalire al suo contenuto mediante altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (anche in possesso di terzi) la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del notaio/pubblico ufficiale.

 

Infatti, qualunque documento informatico avente rilevanza fiscale come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi deve possedere, tra le altre, le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.

Generalmente, il processo di conservazione elettronica dei giustificativi allegati alle note spese è perfezionato senza necessità dell'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico.

Solo dove il giustificativo non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, la relativa conservazione sostitutiva richiede l'intervento del pubblico ufficiale.

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