Focus

Gestione delle trasferte con strumento elettronico: il parere n. 22/2018 dell'Agenzia delle Entrate

Sommario

Le trasferte del lavoratore: disciplina e caratteristiche dell’indennità di trasferta | L’oggetto dell’interpello | L’interpretazione offerta dal contribuente | Risposta AE n. 22 del 4 ottobre 2018: principi e considerazioni | Nota conclusiva |

Le trasferte del lavoratore: disciplina e caratteristiche dell’indennità di trasferta

In via preliminare è opportuno rammentare che le indennità e i rimborsi di spese per le trasferte, all’interno del territorio comunale, concorrono integralmente a formare il reddito di lavoro dipendente, salvo i rimborsi delle spese di trasporto comprovati da documenti provenienti dal vettore.

 

Come risaputo, in tema di trasferte, il datore di lavoro può scegliere, nel caso in cui il lavoratore presti il lavoro in una località diversa dalla sede abituale di lavoro, tra i seguenti tre sistemi:

 

a) L’indennità forfettaria

 

In questo caso l’indennità di trasferta è esclusa dall’imponibile, fiscale e contributivo, per un importo fino a € 46,48 al giorno, se svolte nel territorio nazionale, e fino a € 77,47 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto, sempre esenti dalla base imponibile.

  

b) I rimborsi analitici

 

I rimborsi analitici delle spese di vitto, alloggio e trasporto, non concorrono a formare il reddito. Le altre spese non documentabili, analiticamente attestate dal dipendente, quali ad esempio mance, parcheggio, telefono, sono considerate esenti fino all’importo massimo giornaliero di € 15,49, elevato a € 25,82 per le trasferte all’estero.

 

c) I rimborsi misti

 

Nel caso di corresponsione di un’indennità di trasferta, insieme al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, viene previsto quanto segue:

 

- in caso di rimborso delle spese di alloggio o di vitto, sostenute durante la trasferta stessa o di fornitura gratuita del vitto o di alloggio, la quota esente è di € 30,99 al giorno (€ 51,65 per le trasferte all’estero). In pratica si provvede ad una riduzione di 1/3 rispetto a lett. a);

- in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di vitto, sostenute durante la trasferta stessa o di fornitura gratuita del vitto e di alloggio, la quota esente è di € 15,49 al giorno (€ 25,82 per le trasferte all’estero). In pratica si provvede ad una riduzione di 2/3 rispetto a lett. a).

 

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta ad interpello n. 22/2018, ritiene che siano valide le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro, in occasione di trasferte fuori del territorio comunale dei propri dipendenti, e documentate attraverso l’attestazione di pagamento di cui all’estratto conto della carta intestata al datore di lavoro, rilasciata dalla società che emette lo strumento elettronico.

 

In breve, possono essere ricondotte alla previsione esentativa di cui all’art. 51, co. 5 TUIR, e conseguentemente, possono essere considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente.

L’oggetto dell’interpello

La società istante, per la gestione delle trasferte dei propri lavoratori dipendenti, si avvale di una procedura centralizzata, utilizzata anche da tutte le altre compagini sociali del Gruppo societario a cui appartiene.

 

Dal punto di vista operativo, il dipendente preventivamente fa istanza di autorizzazione alla stessa trasferta, inserendo, attraverso un videoterminale, i dati necessari al fine di ottenere la necessaria approvazione della società:

 

- scopo del viaggio;

- tipologia della trasferta;

- destinazione;

- data inizio e data fine.

 

Ottenuta l’autorizzazione, il dipendete procede con la prenotazione dei servizi di trasporto e/o viaggio e alloggio procedendo, laddove possibile, in totale autonomia mentre, in caso di itinerari complessi, avvalendosi del supporto dell’agenzia viaggi di fiducia della società istante.

 

Terminata la fase della prenotazione, l’acquisto dei servizi di trasporto, aereo, nave, treno, viene effettuato di norma direttamente dal datore di lavoro attraverso l’agenzia viaggi che effettua, altresì, il pagamento dei servizi di trasporto al vettore mediante una carta di pagamento virtuale ad addebito centralizzato su conto corrente della società-datrice di lavoro.

 

Per i servizi di trasporto acquistati con la carta di pagamento la società, emittente la carta di pagamento, mette a disposizione della società acquirente un estratto conto in formato digitale, con cadenza mensile, contenente, per ogni transazione, le seguenti informazioni:

 

- data d’acquisto;

- nome del passeggero;

- centro di costo;

- codice identificativo del dipendente;

- codice identificativo del viaggio;

- prestatore d’opera con descrizione della prestazione, la valuta;

- l’importo pagato.

 

Le spese di trasporto vengono attribuite in automatico alle rispettive note spese relative alle specifiche trasferte dei dipendenti, i quali, successivamente, confermeranno l’effettiva fruizione dei servizi, prepagati dalla società, validandoli nella propria nota spese.

 

È chiaro, dunque, come l’incrocio dei dati riportati, tanto nella nota spese della trasferta, quanto nell’estratto conto, possa facilitare la “ricerca” della corrispondenza dei dati attestanti i pagamenti delle spese di trasporto anticipate dalla società.

 

Nell’interpello all’Agenzia delle Entrate, la società puntualizza che per documentare le spese relative ai voli per i quali sono stati emessi biglietti e carte d’imbarco in formato elettronico sono acquisite dalla società le stampe su supporto cartaceo dei suddetti documenti come pure per i biglietti ferroviari emessi in formato elettronico.

 

La documentazione giustificativa cartacea, assieme alla nota spesa riepilogativa della trasferta, viene inserita in buste distinte per ciascun dipendente in trasferta, ed inviata in archivio per la conservazione e per l’esibizione in caso di verifica.

 

Nei casi in cui il biglietto venga emesso in formato elettronico, l’allegazione alla nota spese della documentazione di trasporto in forma cartacea comporta un aggravio di attività e di costi a carico dell’istante.

 

La società istante chiede se le spese pagate direttamente per il trasporto dei propri dipendenti in trasferta, in tutti i casi in cui non sia prevista l’emissione di biglietti cartacei, possano essere considerate idoneamente documentate attraverso l’attestazione delle stesse spese tramite l’estratto conto stampato su supporto cartaceo, senza che sia necessario allegare alla nota spese di trasferta, che continuerà ad essere predisposta, la copia cartacea dei biglietti elettronici e, quindi, se tale estratto conto possa essere considerato idoneo ai fini della non imponibilità della spesa stessa, a norma dell’art. 51, co. 5, TUIR e ai fini della conseguente non applicazione della ritenuta, di cui all’art. 23, co. 2, lett. a), D.P.R. n. 600/1973.

L’interpretazione offerta dal contribuente

L’istante ritiene, con la soluzione interpretativa offerta, che, ai fini dell’applicazione dell’art. 51, co. 5, TUIR, non sarebbe necessario allegare alla nota riepilogativa delle spese di trasferta la stampa su supporto cartaceo dei biglietti elettronici e carte d’imbarco, in quanto l’attestazione del pagamento, tramite estratto conto delle spese di trasporto sostenute dalla stessa datrice di lavoro a favore dei dipendenti che si recano in trasferta, è idonea a tale scopo.

Risposta AE n. 22 del 4 ottobre 2018: principi e considerazioni

L’amministrazione finanziaria, dopo aver richiamato il principio di onnicomprensività, che presiede alla determinazione del reddito di lavoro dipendente, passa poi ad esaminare i particolari regimi di favore che caratterizzano le frequenti ipotesi di trasferta del lavoratore.

 

A tal proposito, l’art. 51, co. 5, TUIR prevede che “le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito al netto delle spese di trasporto”.

 

Il legislatore ha previsto quindi che non debbano essere imputate al lavoratore le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro, per consentire al proprio dipendente di svolgere l’attività lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro.

 

È chiaro che, affinché i rimborsi delle spese di trasporto non concorrano a formare il reddito di lavoro dipendente, è necessaria un’idonea documentazione.

 

Sicché, ragionevolmente, l’Agenzia delle Entrate argomenta la propria risposta  precisando che, per escludere dal reddito imponibile del lavoratore detti rimborsi, non è necessario che la documentazione giustificativa dell’effettività  del costo sostenuto sia intestata al soggetto che effettua la trasferta, dal momento che per dimostrare che uno specifico onere è stato sostenuto in occasione dello svolgimento della prestazione lavorativa al di fuori della normale sede di lavoro, è sufficiente che le spese stesse risultino sostenute nei luoghi e nel tempo di svolgimento delle trasferte stesse e che siano attestate dal dipendente nella nota riepilogativa.

 

Infatti, la documentazione che l’istante ha allegato mostra che l’estratto conto rilasciato dalla società che ha emesso la carta di pagamento, fornisce, per ciascuna transazione:

 

- la data di acquisto del biglietto aereo/ferroviario;

- il nome del passeggero e il codice identificativo del dipendente;

- il centro di costo;

- il codice identificativo del viaggio,

- il prestatore d’opera con descrizione della prestazione, ovvero per gli acquisti di biglietti aerei, la ragione sociale della compagnia aerea;

- il numero del biglietto elettronico;

- la classe di prenotazione;

- data della partenza/check-in;

- itinerario di viaggio;

- valuta ed importo pagato.

 

Visto che questi dettagli, presenti nell’estratto conto emesso in formato cartaceo dalla società che rilascia la carta, trovano poi corrispondenza con la validazione della nota spese del dipendente, a parere dell’Agenzia sono sufficienti ad attestare l’effettivo spostamento della sede di lavoro e l’utilizzo del servizio di trasporto da parte del dipendente, senza che vi sia la necessità di stampare i documenti elettronici di trasporto rilasciati dai diversi vettori.

 

I documenti di trasporto elettronici comunque devono essere conservati in formato elettronico al fine di un eventuale riscontro in sede di controllo.

 

In conclusione, dunque, le spese di trasporto sostenute dal datore di lavoro in occasione di trasferte fuori dal territorio comunale dei propri dipendenti e documentate nei modi descritti possono essere considerate non imponibili ai fini della determinazione del reddito di lavoro dipendente, secondo quanto prescritto dall’art. 51, co. 5 TUIR.

Nota conclusiva

L’interpello de quo ripropone il consueto tema delle trasferte, il cui ricorso, è sempre foriero di problematiche operative e di novità che, non di rado, vengono alimentate anche dall’attuale contesto tecnologico.

 

In questo scenario è segnatamente apprezzabile il positivo riscontro espresso dall’Agenzia, in quanto punta, non solo a sollevare la società da attività e da costi non indifferenti (ritenendo valida l’attestazione di pagamento di cui all’estratto conto della carta intestata al datore di lavoro), ma conferma il percorso già inaugurato di semplificazione e sburocratizzazione dei diversi adempimenti posti.

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